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Plazo para el envío de los registros de facturas recibidas

El documento de preguntas frecuentes editado por la Agencia Tributaria, a este respecto, dice lo siguiente:

 

En un plazo de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes (período en que se deduce el IVA soportado).

Se entiende que el registro contable de la factura se produce en la fecha de entrada en el sistema contable con independencia de la fecha reflejada en el asiento contable.

Ejemplo 4: un empresario que recibe una factura el 9 de agosto de 2017 decide consignar y deducir la cuota soportada en el modelo 303 del mes de agosto, procediendo a su registro contable con fecha de entrada en el sistema el 13 de septiembre. El plazo para remitir el registro de esta factura a través del SII finaliza el 15 de septiembre (opera la fecha límite).

Ejemplo 5: un empresario que recibe una factura el 9 de agosto de 2017 procede a su registro contable con fecha de entrada en el sistema el 13 de octubre. El plazo para remitir el registro de esta factura a través del SII finaliza:

a) El 16* de octubre si deduce la factura en el modelo 303 de septiembre (opera la fecha límite). (*) Ver cómputo de plazos.

b) el 25 de octubre si deduce la factura en el modelo 303 de octubre.

De acuerdo con los ejemplos anteriores, una factura podrá deducirse una vez se haya recibido y se anote en el Libro registro de Facturas recibidas antes de que finalice el plazo de presentación del modelo 303 en que se incluya. No obstante deberá tenerse en cuenta la fecha límite para remitir los registros a través del SII del día 15 del mes siguiente a aquel en que se proceda a la deducción.

Ejemplo 6: un empresario registra contablemente una factura recibida, de la que no tiene constancia de la fecha de recepción. La fecha de entrada en el sistema es el 13 de octubre. El plazo para remitir el registro de esta factura a través del SII finaliza el 25 de octubre. La factura podrá deducirse a partir del período de liquidación correspondiente al mes de octubre.

En el caso operaciones de importación, los cuatro días naturales se deberán computar desde que se produzca el registro contable del documento en el que conste la liquidación del IVA por la Aduana y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al final del periodo al que se refiera la declaración en la que se hayan incluido (período en que se deduce el IVA soportado).

Ejemplo 7: un empresario importa mercancía despachada a libre práctica el 25 de octubre, produciéndose en esa misma fecha la admisión del DUA y liquidación del IVA por la Aduana. El empresario decide consignar y deducir la cuota soportada en el modelo 303 del mes de octubre, procediendo a su registro contable el 9 de noviembre. El plazo para remitir el registro del DUA a través del SII finaliza el 15 de noviembre (opera la fecha límite). 

Este texto nos da a entender que, en lo que atañe a la contabilización de una factura de compra, existen tres fechas por lo menos:

  • Fecha de emisión: La que consigna el emisor de la factura.
  • Fecha de registro: Se supone que es la fecha de entrada de la factura en el sistema contable.
  • Fecha contable: Es la fecha en la que se genera el asiento contable y, por tanto, se anota el apunte correspondiente al IVA soportado (472).

A este respecto, tenemos que indicar que SmartOffice asimila la fecha contable con la fecha de registro. Con lo que, teniendo en cuenta que el plazo para la comunicación de los datos está en función de la fecha de registro, aparentemente, a nuestra aplicación le "falta" esa fecha que permita diferenciar ambos momentos.

 

Ahora bien, si tenemos en cuenta lo dicho en el ejemplo 4 en el que es el empresario quien decide cuál ha de ser la fecha de entrada en el sietema contable o fecha de registro, no vemos en abosluto necesario pedir al usuario que introduce facturas que anote una fecha adicional.

 

Dado que la Agencia Tributaria, ni nadie, puede darnos indicación sobre cuál es esta fecha de registro, entendemos que TODAS las facturas recibidas se van a entregar en plazo.

 

Por otro lado, sí que hay que tener muy presente la fecha contable. Por ejemplo, si el día 15 de febrero nos llega una factura del mes de enero, no tenemos ningún problema en contabilizarla (igual a registrarla para SmarOffice, recordemos) con fecha de 31 de enero. Eso sí, tendremos que efectuar una transmisión a Hacienda, pues esta factura se tiene que comunicar antes del día 16. Si no fuéramos a realizar la transmisión, deberíamos contabilizarla con fecha 1 de febrero o posterior, con lo que habría de ser comunicada antes del 16 de marzo. Por otro lado, si la factura nos llega el día 16, ya estaremos fuera de plazo para contabilizarla con fecha de enero.

 

En resumidas cuentas, SmartSii transmitirá como fecha de registro (fecha de entrada en el sistema contable, no la fecha contable) la misma que la del día de la comunicaión, con lo que ninguna factura se declarará fuera de plazo. Y, a efectos prácticos, el plazo mayor para declarar una factura, medido como la diferencia entre su fecha contable y su fecha de comunicación, es de ¡45 días!.

 

Aunque se han de tomar las siguientes precauciones:

  1. Al final del día 15 de cada mes conviene hacer una declaración de las facturas recibidas contabilizadas en el mes anterior.
  2. Tras esta última declaración, conviene cerrar el perídodo de IVA con fecha último del mes anterior.